PERENCANAAN SISTEM

TAHAP PERENCANAAN SISTEM

• Menetapkan suatu kerangka kerja strategi menyeluruh untuk memenuhi kebutuhan
informasi pemakai

• Melibatkan Manajer senior, pemakai senior dan profesional sistem
• Proyek yang diusulkan dievaluasi dan dan diprioritaskan
• Alasan untuk melakukan perencanaan sistem :
− Dihubungkan dengan rencana bisnis
− Menghindari sejumlah kerugian

• Yang merencanakan sistem :
− Steering Committee (SC)􀃆 CIO, CEO, CFO dan Eksekutif Senior
− Tugas SC ; Merupakan penghubung antara tujuan bisnis dan sistem informasi
yang membantu untuk mencapai tujuan tersebut.

• Komponen Laporan :
− Komponen keseluruhan
Berhubungan dengan sumber daya yg akan diperoleh (3-5 tahun)
Meliputi : Personil baru, hardware, software, peralatan telekomunikasi, lokasi
komputer, keamanan
− Komponen Aplikasi
Suatu portfolio yang disetujui dari proposal proyek sistem
Secara luas menyatakan apa saja yang termasuk dalam komponen keseluruhan

• Hubungan dengan Analis Sistem
− Keduanya berhubungan dengan proses mendefinisikan kebutuhan pemakai
− Perbedaannya pada cakupan dan tahap rinci

• Pada perencanaan sistem, suatu sistem yang diusulkan harus layak dan mendukung
faktor strategik. Untuk menilai kedua kemungkinan tersebut maka harus diadakan
evaluasi terhadap faktor kelayakan TELOS dan faktor strategi PDM.


FAKTOR KELAYAKAN (TELOS)

− Technical
Menunjukkan apakah sistem yg diusulkan dapat dikembangkan dan diterapkan
dengan menggunakan teknologi yang ada atau jika membutuhkan teknologi baru.

− Economic
Menunjukkan apakah dana yg memadai tersedia untuk mendukung biaya dari
sistem yg diusulkan.

− Legal
Menunjukkan apakah ada konflik antara sistem yang sedang dipertimbangkan
dan kemampuan perusahaan untuk menunaikan kewajibannya.

- Operational
Menunjukkan apakan prosedur dan ketrampilan personalia yg ada cukup untuk
mengoperasikan sistem yg diusulkan atau apakah prosedur dan ketrampilan
tambahan akan diberikan.

− Schedule
Sistem yg diusulkan harus berlaku dalam suatu kerangka waktu yang logis.

FAKTOR STRATEGIK (PDM)

− Produktivitas. Mengukur jumlah output yang dihasilkan dari input. Tujuan untuk
mengurangi atau menghapus biaya yang tidak menambah nilai. Diukur dengan
RATIO, misal total biaya tenaga kerja mingguan dibandingkan dengan jumlah
unit yang dihasilkan selama seminggu atau jumlah bahan mentah yang masuk
selama seminggu dibandingkan dengan jumlah barang jadi yang dihasilkan
selama seminggu.

− Diferensiasi. Mengukur seberapa baik suatu perusahaan dapat menawarkan
produknya atau pelayananan yang secara nyata tidak serupa dengan jenis dan
sifat dari produk dan pelayanan para pesaingnya. Dicapai melalui peningkatan
kualitas, keanekaragaman, penanganan khusus, pelayanan cepat, biaya rendah
dan sebagainya.

− Manajemen. Menunjukkan seberapa baik sistem informasi menyediakan
informasi untuk membantu para manajer dalam perencanaan, pengendalian dan
pengambilan keputusan.

• Laporan dari tahap ini meliputi :
− sumber daya dan dana yang dibutuhkan untuk mengembangkan dan
mengoperasikan sistem informasi baru
− Semua usulan proyek sistem yg akan membangun kesuluruhan sistem informasi
− Faktor kelayakan TELOS dan strategik PDM

• Pengembangan proposal proyek sistem
Pemicu utama adalah rencana bisnis berdasarkan tujuan bisnis

• Tiga pendekatan :
1. Mengubah suatu permasalahan menjadi suatu kesempatan
2. Menggunakan sasaran perencanaan bisnis
3. Memakai teknologi informasi, seperti :
− Telekomunikasi, komputer, paket software
− Transmisi gabungan antara suara, teks, angka dan grafik
− Aplikasi inovatif seperti e-mail, teleconferencing dsb
− Menerapkan EDI
− Hasilnya akan memungkinkan perusahaan untuk:
􀂀 Memasuki pasar yang baru
􀂀 Menawarkan produk dan pelayanan yang baru
􀂀 Mengirim produk dan pelayanan yg lama dengan cara baru
􀂀 Menunjang operasi manufaktur lebih efisien dan efektif
􀂀 Memberikan informasi yang lebih tepat waktu kepada para manajer
􀂀 Mengkoordinasikan operasi keseluruhan perusahaan tersebut

• Menetapkan Prioritas bagi proposal proyek sistem :
− Menghitung Nilai Faktor Kelayakan TELOS
− Menghitung Nilai Faktor Strategik PDM
− Proses Penentuan Prioritas

• Portofolio Proposal Proyek Sistem
􀃆 Komponen Kunci

• Perencanaan dan Pelaporan Pada Proyek Sistem :
− Membuat suatu jadwal proyek
􀃆 Dokumen yg mendasari LAPORAN JADWAL PROYEK
􀃆 Jumlah dalam laporan terbagi tiga :
1. Biaya personel untuk mengembangkan sistem
2. Biaya pemrograman
3. Biaya platform teknologi
− Melaporkan perkembangan proyek
− Menganalisis perkembangan proyek
− Merevisi jadwal proyek