kisi - kisi UTS "Pengelolaan Proyek SI"

Yang menentukan keberhasilan atau kegagalan Proyek, meliputi dua hal :

1. Keterbatasan lingkup proyek

2. Fase proyek

1. Keterbatasan Lingkup Proyek (Project Contraint) : Sesuatu yang secara potensial membatasi proses-proses dalam proyek, yang meliputi 3 hal :

��Time : waktu yang dibutuhkan dalam menyelesaikan proyek. Ada beberapa even yang ‘memaksa’ dalam Timeline proyek, yaitu opportunity (kesempatan), limitations (Keterbatasan), competition (kompetensi).

��Cost : Semua biaya yang dibutuhkan dalam proyek. Semua sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek tergantung pada biaya, pentingnya manajer proyek disini adalah melakukan estimasi. Setelah itu adalah memonitor semua limitasi ini, supaya proyek ’aman’

��Quality : Semua hal yang dikerjakan dalam proyek harus menghasilkan sistem pada waktu dan dalam budget yang ditentukan namun tetap dalam kualitas terbaik yang dapat dicapai.

2. Fase Proyek (Project Phase) :
1. Persiapan (Initiating) – mengenali kebutuhan yang berhubungan dengan proyek untuk menangani masalah-masalah.

2. Perencanaan (Planning) – ketika mendefinisikan rencana yang akan digunakan untuk menyelesaikan tujuan akhir (requirements gathering).

3. Pelaksanaan (Executing) – Mengkoordinasi staff dan sumberdaya penting lainnya, seperti yang sudah ditetapkan dalam perencanaan.

4. Pengawasan (Controlling) – Monitoring secara konstan terhadap overall progress dalam proyek dan menjaga integritas tujuannya.

5. Sosialiasasi (Close Out) – Formalisasi penerimaan kesuksesan suatu proyek dari stakeholders (client).

TUJUH FASE PROYEK SOFTWARE ENGINERING
Ada 7 fase dari proyek software, yaitu :

1. DEFINITION

2. ANALYSIS

3. DESIGN

4. PROGRAMMING

5. SYSTEM TEST

6. ACCEPTANCE

7. OPERATION

Proyek software sama dengan membangun sebuah rumah

��DEFINITION DEFINISIKAN RUMAH YANG AKAN DIBANGUN

��ANALYISIS SPESIFIKASI RUMAH

��DESIGN ARSITEK

��PROGRAMMING KONSTRUKSI RUMAH

��SYSTEM TEST BASEMENT, LANTAI 1, 2, ….

��ACCEPTANCE RUMAH SUDAH SELESAI

��OPERATION RUMAH SUDAH DAPAT DITEMPATI


MENULIS PROPOSAL

Menulis proposal itu sulit. Harus dilakukan dengan benar, selain dapat merusak reputasi anda dan mengubah masa depan bisnis anda dengan klien. Menulis proposal juga mahal, dibuat dengan mengumpulkan banyak sumber dan banyak hal, serta terkadang anda membayar orang untuk membuatnya.

Jika anda menulis proposal gunakan word processor dan gunakan huruf-huruf unik untuk setiap proposal, tetapi pastikan penulisan tersebut dibenarkan untuk setiap klien. Kerjakan dengan Requirement Document (RD), khususnya Request For a Proposal (RFP). Format proposal harus mengikuti RFP dan RD.
Garis besar Proposal (Proposal Outline) :

1. Cakupan Surat (Cover Letter)
Sebuah surat yang ditujukan kepada pengambil keputusan, ditandatangani oleh Manajer Proyek (jika diwakili oleh seorang Akuntan, maka Akuntan tersebut dapat menandatangani surat ini bersama klien yang lain).

♦Bentuk dimulai dengan teks pendahuluan, seperti ucapan terimakasih atas kesempatan

♦ Paragraf berikutnya memberikan penjelasan yang mudah dari sistem

♦ Paragraf berikutnya, jelaskan yang merupakan proposal analisis atau proposal pengembangan

♦ Penutup, akhiri surat dengan pernyataan yang menunjukkan kecepatan anda membuat keputusan di surat. Bagian penutup disertai batas akhir penentuan harga (biasanya 30 hari) Penutup surat ini dibuat sebagus mungkin.

2. Halaman Judul (Tittle Page)

Halaman ini berisi “Proposal”, judul dari sistem, pembuat, tanggal, nomor revisi, logo perusahaan, dan sebagainya.



3. Daftar Isi (Table of Contens)
Bila klien anda tidak terbiasa dengan format proposal anda, beri penjelasan dari kegunaan setiap bagian. Contoh format :
Section 1 : TUJUAN Menggambarkan masalah bisnis yang disertai penyelesaian XYZ, ukuran, tingkat dan batasan yang disarankan untuk sistem penyelesaiannya …………………………… halaman 3

Section 2 : Keuntungan ………………………….. halaman 4

4. Ruang Lingkup (Scope)
Lihat paragraf yang menjelaskan hal tersebut pada bagian ini langsung dari Requirement Documents.

5. Keuntungan (Advantages)
Jual proyek anda. Buktikan bagaimana perencanaan anda, kontrol dan 7 fase metodologi.

6. Keuangan (Financial)
Buat harga total dan tanggal pengiriman. Bila termasuk hardware, rinci harga hardware dan sistem operasinya.
Buat daftar non material, seperti job satisfaction, good will, customer happiness, management happiness, etc.

7. Rencana (Plan)
Gambarkan langkah-langkah rencana anda untuk membangun proyek. Jika proposal analisis, rinci alasan-alasan untuk penggunaan metode 2 langkah. Jelaskan fase analisis yang dihasilkan tidak terhingga nilainya, dokumen Functional Specification yang akan digunakan oleh Klien dan Tim proyek untuk spesifikasi yang tepat mengenai apa yang dilakukan sistem.

8. Kemampuan dalam penyampaian (Deliverablless)
Daftar user yang akan merinci :

♦ Hardware, sistem operasi, paket software: buat daftar secara rinci.


Keadaan bagaimana yang anda pilih salah satu fungsi, kapasitas dan tanggal pengiriman.

♦ Custom software : sama seperti di atas.

♦ Jaminan : berapa lama setelah pengiriman dan bagaimana anda akan memberikan dukungan.

♦ Dokumen : daftar manual (user, operator, manajer, maintenance) dengan penjelasan singkat dari pembaca.


♦ Pelatihan : daftar bagian (user, operator, manajer, maintenance) dengan penjelasan laporan singkat dari peserta.


♦ Gambarkan metode pengiriman : kapan anda akan mengirim, dimana akan dikirimnya dan bagaimana itu dilakukan.


9. Penerimaan (Acceptance)

Salah satu masalah yang sering terjadi dalam industri komputer adalah sistem yang ditolak. User menolak untuk menerima sistem (dan untuk membayarnya), karena dia merasa tidak seperti apa yang disetujui Tim proyek pada awal pengiriman.

10. Alternatif (Alternatives)

Kadang-kadang kita menentukan RFP ditulis langsung oleh penjual (hardware / software) dalam pikiran kita. Ini baik, jika anda adalah penjual, tetapi apa yang anda lakukan bila anda bukan penjual ?. Anda harus merinci solusi penjual-penjual lain, seperti ALTERNATIVE SOLUTION dan buktikan mengapa solusinya berbeda.


11. Istilah, Kondisi dan Pendapat (Terms, Conditions and Assumptions)

Daftar yang ada disini adalah semua kondisi yang diinginkan untuk bekerja di dalam proyek internal. Daftarkan semua asumsi, jika asumsinya mempengaruhi biaya proyek, anda harus memproteksinya.
Daftar semua asumsi selalu ada pertanyaan dimana user tidak dapat menjawab dengan tepat, dan hanya dapat menjawab yang bersifat sementara jika asumsi tersebut mempunyai pengaruh yang bernilai pada proyek. User harus melaksanakan sendiri pendapatnya.


12. Istilah khusus (Terminologi)
Setiap proposal harus ditulis dengan menggunakan bahasa user yang mungkin, beberapa istilah komputer mungkin berbeda. Jika anda merasa bahwa istilah khusus ini tidak lazim bagi user, buat definisinya.


MEMBUAT PERENCANAAN ( PROPOSAL ) BISNIS DI BIDANG TI

( Disarikan dari Hisrich-Peters, 1995 : 120 )

I. Pendahuluan
Latar belakang
Tujuan

II. Profile Usaha
Nama dan alamat perusahaan
Nama dan alamat pemilik
Nama dan alamat penanggung jawab yang bisa dihubungi setiap saat
Informasi tentang bisnis yang akan dilaksanakan

III. Rangkuman eksekutif ( lebih kurang 2 atau 3 halaman yang menjelaskan secara lengkap isis Perencanaan Bisnis TI )

IV. Analisis Industri
Prospek masa depan industri TI
Analisis Persaingan
Segmentasi pasar yang akan dimasuki
Ramalan-ramalan tentang produk yang akan dihasilkan



V. Deskripsi Usaha
Produk yang ditawarkan
Jasa Pelayanan
Lokasi usaha
Ruang lingkup bisnis
Personalia dan perlengkapan kantor
Latar belakang identitas pengusaha


VI. Rencana Operasi/produksi Proses produksi / pelayanan
Bangunan dan perlengkapannya
Mesin dan perlengkapannya
Sumber bahan baku


VII. Rencana Pemasaran
Penentapan harga
Rencana / pelaksanaan distribusi
Promosi yang akan dilakukan
Pengembangan produk

VIII. Perencanaan Organisasi
Bentuk kepemilikan dan struktur organisasi
Informasi tentang partner
Uraian tentang hak dan kewajiban
Latar belakang anggota tim manajemen

IX. Permodalan dan Manajemen Keuangan
Neraca permulaan perusahaan
Proyek aliran kas
Analisis titik impas
Sumber-sumber permodalan

X. Studi Kelayakan dan Risiko
Tinjauan aspek ekonomi
Tinjauan aspek hukum
Tinjauan aspek teknis
Tinjauan aspek pasar, dll.
Risiko-risiko yang mungkin dihadapai

XI. PENUTUP


klo kurang jelas, ingin tau materi lebih lengkapnya ???!!!
silahkan download di :
http://iwayan.info/Lecture/PengelProySI_S1/